Het jaarplan is in uitvoering en de eerste maandrapportages komen binnen. De productie draait, werkorders worden afgehandeld en de operationele KPI’s lijken op orde. Toch wijkt het onderhoudsbudget al snel af van het plan. Correctief werk neemt toe, geplande projecten schuiven door en kosten worden niet altijd op de juiste plek geboekt. Het gevolg: het budget en de werkelijkheid lopen uit elkaar, waardoor de onderbouwing van het plan zijn overtuigingskracht verliest.

Een herkenbare situatie – maar geen onvermijdelijke. Wie structureel grip wil krijgen op onderhoudskosten en budgetten voorspelbaar wil maken, moet verder kijken dan de symptomen. Dat vraagt om een aanpak die twee methoden combineert:

• Activity Based Costing (ABC) – het opbouwen van een budget op basis van activiteiten in plaats van aannames of historische cijfers.
• Kosten-RCA (Root Cause Analyse) – het achterhalen en structureel oplossen van oorzaken achter afwijkende kosten.

  Samen zorgen ze voor zowel voorspelbaarheid als controle over uitgaven.

Alleen achteraf verklaren waarom kosten opliepen, is niet genoeg. Een betrouwbare begroting begint bij een stevige basis vóór de start van het jaar. Activity Based Costing biedt die structuur.

In plaats van een simpele rekensom van historie plus opslag, bouw je met ABC een begroting op vanuit concrete activiteiten. Je legt vast welke werkzaamheden worden uitgevoerd, door wie en met welke middelen. Op basis van realistische ramingen, historische data, contracttarieven en offertes ontstaat een begroting die logisch is opgebouwd en overtuigend te presenteren valt.

De stappen binnen ABC zijn helder:

1. Opstellen van one-liners per activiteit
2. Specificeren van de inhoud
3. Opstellen van de kostenraming
4. Samenvoegen tot een samenhangend budget

Bovendien wordt vroeg bepaald of projecten onder Opex of Capex vallen, zodat de financiële impact direct duidelijk is. Het resultaat is een budget dat niet alleen overtuigt, maar ook praktisch te beheren is.

Een goed opgebouwd budget krijgt pas waarde in de uitvoering als er discipline en structuur is. Belangrijke principes daarbij zijn:

• Koppel elke werkorder aan de juiste assetstructuur en budgetcode.
• Boek reserveringen zodat kosten in het juiste tijdvak vallen.
• Werk maandelijks de forecast bij en onderbouw afwijkingen zorgvuldig.

Ook het niet uitgeven van budget verdient aandacht. Geld dat blijft liggen, had elders in de organisatie waarde kunnen creëren. Transparantie over bestedingen maakt zichtbaar waar geld waarde toevoegt – of juist niet.

Een onderhoudsbudget dat is opgebouwd met ABC en ondersteund wordt door kosten-RCA biedt duidelijke voordelen:

• Maandelijkse rapportages worden voorspelbaar en betrouwbaar.
• Afwijkingen zijn eenvoudig te herleiden tot activiteiten, aannames of risico’s.
• Asset management verbetert doordat vooraf duidelijk is waar inspanningen naartoe gaan.
• Het management ziet dat onderhoudsgeld aantoonbaar goed besteed wordt, wat de geloofwaardigheid en besluitruimte vergroot.

Een goed opgebouwd budget is geen garantie voor goed onderhoud, maar het vormt wél de basis waarop kwaliteit kan worden geborgd.

Inzicht in waar je geld naartoe gaat is de eerste stap naar echte grip op onderhoudskosten. Begin klein. Start met Activity Based Costing om te zien waar middelen worden ingezet. Blijken bepaalde kostenposten te hoog, dan helpt een kosten-RCA om te achterhalen waarom dat zo is. Door deze analyse uit te voeren op de grootste kostenposten ontstaat inzicht in waar besparingen mogelijk zijn.

Herken jij dit? Train to Maintain helpt asset managers en onderhoudsorganisaties om grip te krijgen op hun onderhoudsbudgetten en kostenstromen. Ontdek onze trainingen of neem contact op voor advies van onze experts en zorg dat elk budgetverhaal klopt – van operatie tot boardroom.

De rol van de asset manager verandert. Het is niet langer genoeg om te zeggen dat onderhoud nodig is – je moet laten zien waarom. Het management vraagt steeds vaker: waarom is dit onderhoud nodig, welke risico’s lopen we als we het uitstellen, en wat levert het ons op?
Daarvoor heb je meer nodig dan technische kennis alleen. Data wordt steeds belangrijker: storingshistorie, compliance-eisen, urenregistraties en materiaalverbruik vormen tegenwoordig de basis van het gesprek.

Gelukkig is er steeds meer informatie beschikbaar om je verhaal kracht bij te zetten. Door storingsdata te koppelen aan downtime en output maak je zichtbaar wat de impact is – ook voor collega’s buiten de technische dienst. Budgetdruk speelt overal, zeker waar marges dun zijn en kosten voor energie en grondstoffen stijgen. Directies kijken daarom kritischer naar onderhoudsbegrotingen. Waar vroeger een inschatting van monteurs vaak voldoende was, wordt nu een sluitende begroting verwacht. Uren, onderdelen, stilstandskosten – alles moet vooraf in kaart. En altijd komt de vraag: als we hier in investeren, wat krijgen we daarvoor terug in betrouwbaarheid of productiewinst?

Deze rekensom is vaak minder eenvoudig dan hij lijkt. Zekerheid heb je nooit: een grote revisie levert meestal verbetering in uptime, maar vooraf exact voorspellen blijft lastig. Veel asset managers gebruiken daarom een meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Dat maakt gesprekken met budgethouders transparanter en laat zien dat keuzes herleidbaar zijn in plaats van gebaseerd op aannames.

Budgetdruk kan zwaar voelen, maar er zijn manieren om grip te krijgen. Asset managers die hun budget succesvol verdedigen, combineren storingshistorie, downtime en output tot een helder verhaal over hoe onderhoud bijdraagt aan beschikbaarheid. Een sluitende voorcalculatie helpt daarbij: niet alleen uren en onderdelen, maar ook de effecten op productie en (bedrijfs)risico’s.

Samenwerken met werkvoorbereiders en productieafdelingen maakt de begroting realistischer en meer gedragen. Als iedereen begrijpt waarom een investering nodig is, groeit de kans op instemming van het management. Deel onderhoudsactiviteiten bovendien in duidelijke groepen, zoals wettelijke verplichtingen, efficiëntieverbetering, einde levensduur en innovatie.

Cijfers zijn belangrijk, maar uiteindelijk gaat het om herkenning bij stakeholders. Betrek productie en operatie vroeg in het proces, want hun steun kan doorslaggevend zijn. Ook de manier van presenteren telt: begin met impact op productie, cash en risico’s, en voeg pas daarna technische details toe. Een korte terugkoppeling na een onderhoudsstop – bijvoorbeeld dat de uptime direct is verbeterd – versterkt bovendien het vertrouwen voor de volgende ronde.

Iedere asset manager start vanuit een ander vertrekpunt. De één is technisch sterk en ziet administratie als last, de ander heeft vooral theoretische kennis en zoekt praktijkervaring. In de trainingen krijg je formats, cases en simulaties die aansluiten bij jouw manier van werken. Zo krijg je praktische handvatten die je meteen kunt toepassen.

Het verdedigen van onderhoudsbudgetten hoort erbij. Soms voelt het frustrerend dat vertrouwen plaats heeft gemaakt voor bewijslast, en dat details of politieke belangen de boventoon voeren. Maar deze ontwikkeling biedt ook kansen: wie aantoonbaarheid combineert met overtuigingskracht, groeit van budgetverdediger naar strategisch gesprekspartner.

Herken jij dit? Train to Maintain helpt onder meer asset managers in infra en productie om hun teams en zichzelf te ontwikkelen. Ontdek ons trainingsaanbod of neem contact op voor advies van onze experts en zet de stap van stilstand naar vooruitgang.