Van brandjes blussen naar voorspelbare prestaties: grip op onderhoudskosten
Het jaarplan is in uitvoering en de eerste maandrapportages komen binnen. De productie draait, werkorders worden afgehandeld en de operationele KPI’s lijken op orde. Toch wijkt het onderhoudsbudget al snel af van het plan. Correctief werk neemt toe, geplande projecten schuiven door en kosten worden niet altijd op de juiste plek geboekt. Het gevolg: het budget en de werkelijkheid lopen uit elkaar, waardoor de onderbouwing van het plan zijn overtuigingskracht verliest.
Een herkenbare situatie – maar geen onvermijdelijke. Wie structureel grip wil krijgen op onderhoudskosten en budgetten voorspelbaar wil maken, moet verder kijken dan de symptomen. Dat vraagt om een aanpak die twee methoden combineert:
- Activity Based Costing (ABC) – het opbouwen van een budget op basis van activiteiten in plaats van aannames of historische cijfers.
- Kosten-RCA (Root Cause Analyse) – het achterhalen en structureel oplossen van oorzaken achter afwijkende kosten.
Samen zorgen ze voor zowel voorspelbaarheid als controle over uitgaven.
Een budget dat je kunt verdedigen
Alleen achteraf verklaren waarom kosten opliepen, is niet genoeg. Een betrouwbare begroting begint bij een stevige basis vóór de start van het jaar. Activity Based Costing biedt die structuur.
In plaats van een simpele rekensom van historie plus opslag, bouw je met ABC een begroting op vanuit concrete activiteiten. Je legt vast welke werkzaamheden worden uitgevoerd, door wie en met welke middelen. Op basis van realistische ramingen, historische data, contracttarieven en offertes ontstaat een begroting die logisch is opgebouwd en overtuigend te presenteren valt.
De stappen binnen ABC zijn helder:
- Opstellen van one-liners per activiteit
- Specificeren van de inhoud
- Opstellen van de kostenraming
- Samenvoegen tot een samenhangend budget
Bovendien wordt vroeg bepaald of projecten onder Opex of Capex vallen, zodat de financiële impact direct duidelijk is. Het resultaat is een budget dat niet alleen overtuigt, maar ook praktisch te beheren is.
Kostenbeheersing in de uitvoering
Een goed opgebouwd budget krijgt pas waarde in de uitvoering als er discipline en structuur is. Belangrijke principes daarbij zijn:
- Koppel elke werkorder aan de juiste assetstructuur en budgetcode.
- Boek reserveringen zodat kosten in het juiste tijdvak vallen.
- Werk maandelijks de forecast bij en onderbouw afwijkingen zorgvuldig.
Ook het niet uitgeven van budget verdient aandacht. Geld dat blijft liggen, had elders in de organisatie waarde kunnen creëren. Transparantie over bestedingen maakt zichtbaar waar geld waarde toevoegt – of juist niet.
Wat dit oplevert
Een onderhoudsbudget dat is opgebouwd met ABC en ondersteund wordt door kosten-RCA biedt duidelijke voordelen:
- Maandelijkse rapportages worden voorspelbaar en betrouwbaar.
- Afwijkingen zijn eenvoudig te herleiden tot activiteiten, aannames of risico’s.
- Asset management verbetert doordat vooraf duidelijk is waar inspanningen naartoe gaan.
- Het management ziet dat onderhoudsgeld aantoonbaar goed besteed wordt, wat de geloofwaardigheid en besluitruimte vergroot.
Een goed opgebouwd budget is geen garantie voor goed onderhoud, maar het vormt wél de basis waarop kwaliteit kan worden geborgd.
Je uitgavenpatroon begrijpen
Inzicht in waar je geld naartoe gaat is de eerste stap naar echte grip op onderhoudskosten. Begin klein. Start met Activity Based Costing om te zien waar middelen worden ingezet. Blijken bepaalde kostenposten te hoog, dan helpt een kosten-RCA om te achterhalen waarom dat zo is. Door deze analyse uit te voeren op de grootste kostenposten ontstaat inzicht in waar besparingen mogelijk zijn.
Leren van praktijkvoorbeelden
Train to Maintain ondersteunt organisaties die hun onderhoudsbudgetten beter willen plannen en beheersen.
In de training ‘Beheer en voorspelling van onderhoudsbudgetten’ leer je hoe je budgetten effectief opbouwt, onderbouwt en bewaakt – met een ritme dat werkt in zowel de operatie als de boardroom.
In de training ‘Root Cause Analysis’ leer je hoe je oorzaken systematisch identificeert, maatregelen uitvoert en resultaten verifieert, zodat storingen én kosten dalen.
Herken jij dit? Train to Maintain helpt asset managers en onderhoudsorganisaties om grip te krijgen op hun onderhoudsbudgetten en kostenstromen. Ontdek onze trainingen of neem contact op voor advies van onze experts en zorg dat elk budgetverhaal klopt – van operatie tot boardroom.